In der heutigen Informationsgesellschaft spielt Records Management eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass geschäftsrelevante Informationen langfristig verfügbar, nachvollziehbar und sicher sind. Dies ist nicht nur ein technischer, sondern auch ein organisatorischer und rechtlicher Balanceakt. Doch was genau bedeutet Records Management, und warum ist es so wichtig?

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Was ist Records Management?

Gemäss ISO 30301 besteht die Kernaufgabe des Records Management darin, sicherzustellen, dass verbindliche und verlässliche Informationen zu Geschäftsaktivitäten erstellt, verwaltet und zugänglich gemacht werden. Dies betrifft alle, die diese Informationen benötigen – von Mitarbeitenden über Entscheider, Revisoren, Behörden bis hin zu Gerichten und Kunden.

Wichtige Merkmale:

• Authentizität: Dokumente müssen echt sein und ihre Herkunft eindeutig belegen.
• Zuverlässigkeit: Sie sollen eine glaubwürdige und vollständige Wiedergabe der Vorgänge darstellen.
• Integrität: Records müssen vollständig und unverändert bleiben.
• Benutzbarkeit: Informationen müssen auffindbar, darstellbar und verständlich sein – unabhängig vom Kontext.

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Was sind Records?

Records umfassen alle geschäftsrelevanten Informationen, die in einem Unternehmen erstellt, erhalten und verwaltet werden. Dazu zählen Protokolle, Vertragsunterlagen, Server-Logs und vieles mehr. Sie dienen als:

• Arbeitsinstrument für die laufende Geschäftstätigkeit.
• Nachweis im Konfliktfall.
• Wissensressource für Unternehmensentscheidungen.
• Archiv für die Erinnerung, z. B. bei Jubiläen.
• Ressource mit wirtschaftlichem Wert, etwa für KI-Trainingsdaten.

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Die Bedeutung von Records Management in der Praxis

Die Rolle des Records Management hat sich durch die Digitalisierung erheblich verändert. Früher wurden alle Dokumente zentral über die Post bearbeitet und abgelegt. Heute sind Mitarbeitende eigenverantwortlich für die Verwaltung von E-Mails und digitalen Dokumenten zuständig – ein Paradigmenwechsel, der neue Herausforderungen mit sich bringt.

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Rechtsgrundlagen: Ein komplexes Umfeld

Das Records Management wird sowohl in der Privatwirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung durch zahlreiche Gesetze und Normen geregelt. Hier eine Übersicht:

Öffentliche Verwaltung:

• Archivierungsgesetze regeln die systematische Aktenführung und die Bestimmung der Aufbewahrungsfristen.
• Dauerhafte Aufbewahrung archivwürdiger Unterlagen ist Pflicht, z. B. zur Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns und historischer Forschung.

Privatwirtschaft:

• Obligationenrecht (OR) und Spezialgesetze regeln die Mindestanforderungen, z. B. für Geschäftsberichte, Buchhaltungsunterlagen oder produktionsbezogene Dokumente.
• Unternehmen müssen sicherstellen, dass Dokumente vollständig, zugänglich und unverändert archiviert werden.

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Herausforderungen der digitalen Archivierung

Die digitale Archivierung ist eine besondere Herausforderung, vor allem angesichts technologischer Obsoleszenz und hoher Kosten. Wesentliche Strategien umfassen:

• Verwendung archivfreundlicher Dateiformate wie PDF/A.
• Automatisierte Konvertierungsprozesse mit Qualitätssicherung.
• Dokumentation aller Konversions- und Archivierungsprozesse.

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Nutzen von Records Management

Ein gut organisiertes Records Management bietet vielfältige Vorteile:

• Compliance: Rechts- und Normkonformität wird gewährleistet.
• Risikominderung: Klare Dokumentation schützt vor rechtlichen Konflikten.
• Effizienzsteigerung: Schnellere Auffindbarkeit von Informationen spart Zeit und Kosten.
• Wissensmanagement: Informationen werden nachhaltig verfügbar gemacht.
• Unterstützung der Führung: Grundlage für fundierte Entscheidungen.

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Digitale Langzeitarchivierung – der Blick in die Zukunft

Ein zentrales Problem ist die Langzeitarchivierung digitaler Daten. Während analoge Aufzeichnungen oft zufällig über Jahrhunderte erhalten blieben, erfordern digitale Daten spezielle Strategien:

• Verwendung offener Standards.
• Aufbau unabhängiger Archivsysteme.
• Regelmässige Datenmigration, um technologische Überalterung zu vermeiden.

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Fazit: Records Management als Schlüssel für Transparenz und Nachhaltigkeit

Records Management ist weit mehr als nur die Archivierung von Dokumenten. Es gewährleistet Nachvollziehbarkeit, unterstützt die Effizienz der Geschäftsführung und sichert Rechtskonformität. In einer digitalen Welt ist ein proaktiver und strategischer Umgang mit geschäftsrelevanten Informationen unerlässlich. Die Einführung moderner Records-Management-Systeme und die Schulung von Mitarbeitenden sind dabei zentrale Schritte, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden.

Records Management: Eine Investition in die Zukunft von Transparenz, Sicherheit und Effizienz.

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Ihr Weg zu effizientem Records Management – Lassen Sie sich beraten!

Ein gut organisiertes Records Management ist der Schlüssel zu einer rechtssicheren, effizienten und zukunftsorientierten Unternehmensführung. Egal, ob Sie Ihr aktuelles System optimieren, die Digitalisierung vorantreiben oder gesetzliche Anforderungen einhalten möchten – wir unterstützen Sie dabei, die passende Strategie zu entwickeln. Profitieren Sie von massgeschneiderten Lösungen, praxisorientierten Hilfsmitteln und einer klaren Roadmap für Ihre Records-Management-Prozesse.

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