ELO ist ein Dokumentenmanagementsystem, für das wir ein eigenes Team haben. Unsere Unterstützung für die grösste Stadt der Schweiz ist essentiell. Obwohl die Stadt über interne Entwickler und Ingenieure verfügt, vertraut sie auf externe Vertragspartner, um ihre unterschiedlichen Anforderungen zu erfüllen.

Kürzlich haben wir das 100. Sprint-Jubiläum mit einem konstanten Team gefeiert, das seit vier Jahren vom gleichen Product Owner geleitet wird. Die Stabilität des Teams war ein entscheidender Faktor für unseren Erfolg.

Wir unterstützen beim Alltagsgeschäft und seit dem 1. Juli ist Sly einer der offiziellen Lieferanten der grössten Schweizer Stadt. Diese Anerkennung ermöglicht es Sly, auch in den nächsten Jahren für die Stadt zu arbeiten sowie als Integrationspartner für andere Abteilungen zu agieren. Wir erwarten Anfragen von anderen Abteilungen, in denen wir unsere fünfjährige Erfahrung einsetzen können, um umfassende Unterstützung zu bieten.

‍

Schmerzpunkte

EEine grosse Herausforderung ist die Verwaltung von 150 ELO-Systemen, die sich zu gleichen Teilen auf Produktion, Integration und Entwicklung verteilen. Da jedes System Updates benötigt, muss sichergestellt werden, dass neue Plugin-Versionen regelmäßig auf allen Systemen bereitgestellt werden, um Inkonsistenzen und zahlreiche Probleme zu vermeiden und die Systemstabilität sicherzustellen.

Eine weitere Herausforderung ergibt sich aus der Verwaltung dieser vielen Systeme, die jeweils auf verschiedene Abteilungen mit einzigartigen Anpassungen und Integrationen durch verschiedene Partner zugeschnitten sind. In dieser Situation weiss unser ELO-Team oft nichts von einigen der laufenden Änderungen und Implementierungen. Projektleiter aus verschiedenen Abteilungen überwachen diese Anpassungen; dennoch ist es schwierig, die Kompatibilität zu gewährleisten und Unterbrechungen zu vermeiden, wenn neue Funktionen entwickelt werden. Obwohl wir mit minimalen Zwischenfällen gut zurechtgekommen sind, bleibt es eine komplexe Aufgabe, die Ursache von Fehlern zu ermitteln - ob sie nun von unseren Lösungen oder von externen Anbietern stammen.

Die Entwicklung und Verbesserung bestehender ELO-Plugins ist ein weiterer kritischer Bereich. Der Hersteller stellt für viele Anwendungsfälle Plugins, sogenannte Business Solutions, zur Verfügung. Dennoch haben wir im Laufe der Zeit rund 35 verschiedene Plugins entwickelt, erweitert und gepflegt. Das schwierigste ist das für das Records Management (Pubsec), welches sehr individuell ist. Dazu gehören komplizierte Workflows für das Öffnen von Dateien und Dossiers, die Verwaltung von Berechtigungen und die Sicherstellung der Richtigkeit von Metadaten, um die gesetzlichen Archivierungsanforderungen zu erfüllen. Der richtige Umgang mit Berechtigungen und die Unterscheidung zwischen Dateien, die langfristig archiviert werden sollen, und solchen, die entfernt werden können, sind entscheidend für die Verwaltung eines effizienten und rechtskonformen Records Management Systems.

Jeden Montag nimmt Sly an einem wöchentlichen Dev-Meeting teil, das dem Product Owner (PO) eine Plattform bietet, um gemeinsam mit den Entwicklern ein Brainstorming durchzuführen und Ideen zu vertiefen. Bei diesen Besprechungen geht es oft um konzeptionelle Aufgaben, z. B. die Verbesserung von Geschäftslösungen und die Besprechung der Implementierung bestimmter Funktionen.

Sly bietet Second- und Third-Level-Support für das ELO-System - zwei Entwickler und ein Ingenieur zusammen mit einem Team aus vier Entwicklern, drei Entwicklern, einem Product Owner und einem Scrum Master. Die Personalstrategie der grössten Stadt der Schweiz basiert auf dem Konzept der erweiterten Werkbank. Sie integriert externe Ressourcen wie unsere Entwickler und Systemingenieure in verschiedene Teams. Dies hilft der Stadt, ihre dynamischen Bedürfnisse zu erfüllen.

Als Teil des ELO-Teams hilft Sly bei der Eröffnung von Tickets, der Nachverfolgung, der Bereitstellung von Informationen, der Teilnahme an täglichen Sitzungen und der Lösung von Problemen in Zusammenarbeit mit ELO. Jeden Tag ist eine Person des Teams für die Bearbeitung von betriebsbezogenen Problemen zuständig.

Eines von Slys wichtigsten Projekten war die Beteiligung an der Entwicklung eines Records Management Systems (RMS). Dieses System, das auf einer REST-API in Java basiert, ermöglicht die konforme Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Dateien innerhalb des ELO-Systems. Die API vereinfacht den Prozess für andere Entwickler und Anwendungen und macht es ihnen leicht, sich an die Regeln des Records Management zu halten, ohne dass sie über fundierte Kenntnisse von ELO oder Records Management verfügen müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten ordnungsgemäss gespeichert und an das Stadtarchiv übergeben werden können.

Sly verwendet das CLI-System (Command Line Interface) zur Implementierung unserer One-Shot-Skripte, was effiziente Bereinigungen und kleinere Migrationen über verschiedene Systeme hinweg ermöglicht. Durch das Schreiben und Ausführen von Skripten über die CLI entfiel die Notwendigkeit, jedes Skript einzeln zu verpacken und auszuliefern, was eine zentrale Verwaltung ermöglichte. Darüber hinaus hat Sly die bestehende ELO-Befehlszeilenschnittstelle (CLI) genutzt, um ein kontinuierliches Deployment-System zu entwickeln, sodass das System sämtliche Plugins nachts bereitstellt und andere Konfigurationssysteme verwaltet; dadurch ist es einfach zu konfigurieren, welche Plugin-Versionen in Integrations- und Produktionsumgebungen bereitgestellt werden sollen, sodass regelmässige Rollouts mit minimalen manuellen Interventionen gewährleistet werden.

Sly migrierte bestehende Ordner- und Berechtigungsstrukturen in eine standardisierte Struktur von Dokumenten und Ordnern sowie Berechtigungskonzepten. Während dieses Prozesses war Sly entscheidend für das Mapping der Metadaten und die Beratung der Kunden beteiligt. Der Prozess des Datenmappings war ausführlich, umfasste verschiedene Dateitypen und benötigte umfangreiche Aufwände, Diskussionen und Beratung. Jedes Migrationsprojekt erfordert eine neue Runde des Datenmappings und der Beratung.

Code-Reviews sind ein wesentlicher Bestandteil unseres Prozesses. Die Entwickler überprüfen den gesamten Code, der bereitgestellt oder in Skripten verwendet wird, sorgfältig, um hohe Standards zu gewährleisten.

Die Stadt implementiert Plugins und Business-Lösungen, die mehreren Abteilungen oder Dienstleistern nutzen, um einen umfassenden Nutzen und Effizienz in der gesamten Organisation zu gewährleisten. Kleinere Entwicklungen und Lösungen, die nur für eine Abteilung relevant sind, werden von Implementierungspartnern auf Wunsch der Abteilungen selbst umgesetzt. Sly unterstützte auch andere Abteilungen bei der Migration ihrer Daten zu Pubsec und stellte sicher, dass alle Datensätze den korrekten Metadatenschemata entsprachen.

In den letzten fünf Jahren gab es zwei grosse Versions-Updates für das ELO-Basissystem. Jedes Mal waren einige architektonische Verbesserungen enthalten. Während einige Änderungen zu Skript-Inkompatibilitäten führten, konnte die Gesamtkompatibilität mit überschaubaren Anpassungen erhalten werden.

‍

Zeitplan

In den vergangenen fünf Jahren haben wir zahlreiche Verbesserungen in der Arbeitsweise vorgenommen, die oft von den Entwicklern in Absprache mit dem Product Owner (PO) initiiert oder von diesem empfohlen wurden. Im vergangenen Jahr konzentrierte sich das Team vor allem auf die Implementierung des grossen Versionsupdates ELO 23. Im Rahmen dieses Projekts wurden zahlreiche Plugins überprüft und modifiziert, um die Kompatibilität mit der aktualisierten Version zu gewährleisten und gleichzeitig die bestehenden Systeme zu erhalten. Die Sicherstellung eines nahtlosen Rollouts und die Analyse von Inkompatibilitätsproblemen waren wichtige Aufgaben.

Die Migration aller Systeme dauerte mehrere Monate, vom ersten Entwicklungssystem bis zum endgültigen Produktionssystem, was mehr als sechs Monate in Anspruch genommen hat.

Während dieser Zeit hat Sly der grössten Schweizer Stadt geholfen, ihre 150 ELO-Systeme und 35 Plugins stabil und zuverlässig zu betreiben und die Qualität und Wartbarkeit des Codes durch Code-Reviews und kontinuierliche Bereitstellung zu verbessern.

‍

Fazit

Die Zusammenarbeit zwischen der Sly AG und dem ELO-Team der grössten Schweizer Stadt war in den letzten fünf Jahren sehr erfolgreich. Diese Zusammenarbeit führte zu höheren Standards in der Softwareentwicklung, Agilität und Wartungsfähigkeit aller ELO-Systeme. Die regelmässigen Verfeinerungen und das Brainstorming haben die Gesamtqualität der Geschäftslösungen und Integrationen weiter verbessert.

Wir freuen uns darauf, die grösste Stadt der Schweiz auch weiterhin auf ihrem ELO-Weg zu begleiten und stehen jederzeit für Ihre ELO-Integration und -Implementierung zur Verfügung.